Integritetspolicy

Personuppgiftspolicy för föreningen Bufff med lokalföreningar

Bufff värnar om dig och din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå i vårt dataskydd. Det innebär att vi skyddar dina personuppgifter och att vi vidtar de åtgärder som är nödvändiga för att hantera dina uppgifter tryggt och säkert.

Det är viktigt för oss på Bufff att ni som är medlemmar eller samarbetspartners känner er trygga med att vi skyddar era personuppgifter och från och med att EU:s dataskyddsförordning GDPR träder i kraft den 25 maj 2018 och ersätter den svenska personuppgiftslagen (PuL) har Bufff förstärkt skyddet ytterligare.

Denna policy beskriver hur Bufff samlar in och använder personuppgifter, och hur vi arbetar för att skydda informationen med hjälp av både tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder. Med ”personuppgifter” menas all slags information som kan kopplas till dig som nu levande fysisk person. Policyn beskriver också vilka rättigheter du har när det gäller vår behandling av dina personuppgifter, och hur du ska gå tillväga för att utöva dessa rättigheter.

Bufff behandlar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen GDPR

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Bufff Sverige, organisationsnummer 866001 – 3239,
Bufff Sverige med adress Prästgårdsgränd 2, 125 44 Älvsjö (Stockholm)
(Om du är medlem i någon av våra lokalföreningar har de ansvar för att hantera din information i enlighet denna policy och enligt de gemensamma rutiner som finns för Bufff som organisation.)

De personuppgiftsansvariga lokalföreningarna är

Bufff Norrbotten 802506-9025, Storgatan 11 972 38 Luleå
Bufff Skåne, 802418-3991, Norra Vallgatan 20, 211 25 Malmö
Bufff Stockholm, 802411-1968, Prästgårdsgränd 2, 125 44 Älvsjö
Bufff Södermanland, 802440-4744, Oppeby Torg 4B, 611 56 Nyköping
Bufff Södertälje 802507-1583, Prästgårdsgränd 2, 125 44 Älvsjö
Bufff Uppsala, 802502-9755, Kungsängsgatan 12, 753 22 Uppsala
Bufff Västmanland, 802437-4251, Ekebygatan 3, 733 30 Sala
Bufff Västra Götaland, 802428-9210, Beväringsgatan 21, 415 05 Göteborg
Bufff Värmland, 802414-4639, Drottninggatan 38, 652 25 Karlstad
Bufff Örebro, 802438-1413, Slottsgatan 13A, 703 61 Örebro
Bufff Östergötland, 825004-0022, Smedjegatan 40, 602 19 Norrköping

Vilka personuppgifter behandlar Bufff?

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på vilken relation du har med oss.
Nedanstående tabell beskriver de vanligaste kategorierna av personuppgifter som vi behandlar.

1. Så här värnar Bufff din integritet

Din integritet är viktig för oss på Bufff och vi är måna om att skydda dina personuppgifter när vi behandlar dem. Vi är försiktiga när vi hanterar dina personuppgifter och du kan känna dig trygg med att behandling av personuppgifter endast sker på ett korrekt sätt enligt gällande regler.

• Följande principer gäller när Bufff hanterar dina personuppgifter:
• Din integritet respekteras och värnas
• Du har rätt att få tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas
• Vi samlar inte in mer personuppgifter än vad som är nödvändigt
• Dina personuppgifter används bara för det ändamål de är insamlade för
• För att skydda dina personuppgifter vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder kring våra IT-system och ser till att våra samarbetspartners gör detsamma
• Vår personal får särskild utbildning kring hur personuppgifter ska hanteras
• Dina personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs
• Dina personuppgifter behandlas enbart inom Sverige
• Som huvudregel behandlar vi inte personuppgifter för barn dvs. personer under 18 år men när barn omfattas av en stödinsats så och vårdnadshavare/barn önskar utökat stöd så bevaras de uppgifter som du delgivit oss i ett säkert system med tvåstegs-autentisering. @ProReNata.
• Dina personuppgifter säljs inte till andra företag
• Denna personuppgiftspolicy är till för att beskriva hur vi behandlar dina personuppgifter under tiden du är medlem hos oss eller får aktivt stöd hos någon av våra lokalföreningar. Om eller när du väljer att avsluta ditt medlemskap hos oss så raderas informationen inom 1 år.

2. Vad menas med personuppgift?

Med personuppgifter menas all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en individ. Exempel på personuppgifter är: namn, adress, telefonnummer, personnummer, bilder och ljudupptagningar. Även krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter om de kan kopplas till en individ.
Med behandling av personuppgifter menar vi i stort sett allt som görs med personuppgifter. Några vanliga exempel är: att samla in personuppgifter, att registrera och organisera dem i ett kundregister, att lagra dem i t.ex. IT-system, att föra över dem till någon annan och att radera dem.

3. Så här behandlas dina personuppgifter

3.1 Kategori Medlem
Medlem hos Bufff blir du genom att fylla i vår medlemsansökan och där uppger du själv de uppgifter som du vill lämna ut till Bufff.

3.1.2. Vilka personuppgifter behandlas när du är medlem?
Bufff har uppgift om ditt namn, adress, telefonnummer, e-postadress, ålder och kön. Det är de uppgifter du själv uppgav när du blev medlem.

3.1.3 Varför registrerar vi dina personuppgifter?
Främst för att vi ska kunna skicka ut information till dig rörande de aktiviteter som du kan delta i. Men vi registrerar dig också för att vi ska visa hur många vi är och för att vi som organisation ska kunna arbeta för att påverka och förändra villkoren för barn och ungdomar med föräldrar i fängelse, häkte och frivård.

3.1.4 Varför registrerar vi ibland status eller antecknar?
Om du och din familj har valt att ta emot utökat stöd av oss, exempelvis bett oss följa med dig i möten och i kontakt med myndigheter, bevaras den information du givit oss vårt krypterade ärendehanteringssystem.
Den information som då kommer till oss från dig eller från de kontakter vi har å dina vägnar kan komma att antecknas för att kunna hjälpa dig på bästa sätt under pågående stödinsats. Exempelvis kanske du själv givit oss kallelse till möte med socialtjänsten eller beslut från myndigheter. Dessa scannas då in i vårt krypterade ärendehanteringssystem och sparas enbart så länge du önskar vår hjälp i ärendet. Informationen sorteras ut efter avslutad stödinsats, dock senast med ettårs intervall.

3.1.5 Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter delas inte utan din vetskap. De delas enbart i ett undantagsfall om organisationen får kännedom om att ett barn far illa och då gör en s k orosanmälan i enligt med socialtjänstlagen, kap 14.

3.1.6 Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas under tiden du är medlem hos oss och eller har pågående stödinsatser hos oss.

3.2.1 Kategori Stödsökande
Stödsökande kan du vara hos oss även om du inte blivit medlem än, exempelvis om du ringt vår stödtelefon eller tagit kontakt med någon av våra familjestödjare för enskilt samtal.

3.2.2. Vilka personuppgifter behandlas när du är stödsökande?
Anteckningar kring den stödinsats du erhållit sparas enbart i syfte att ge dig bästa möjliga stöd. Dessa anteckningar tas bort i samband med att du avslutar din stödinsats hos oss, dock senast 1 år efter avslutad insats.
Om du önskat mer långtgående stödinsatser av oss, exempelvis att vi stödjer dig i kontakt med myndigheter eller har samverkansmöten kan de dokument du själv lämnat oss komma att sparas till dess att ärendet avslutats.

3.2.3 Varför registrerar vi dina personuppgifter?
Om du valt att lämna uppgifter och eller handlingar till oss för stödinsats sparas dessa för att kunna bistå dig i den kontakt du önskat stöd i på bästa sätt.

3.2.4 Varför registrerar vi ibland status eller antecknar?
Om du och din familj har valt att ta emot utökat stöd av oss, exempelvis bett oss följa med dig i möten och i kontakt med myndigheter, bevaras den information du givit oss vårt krypterade ärendehanteringssystem.
Den information som då kommer till oss från dig eller från de kontakter vi har å dina vägnar kan komma att antecknas för att kunna hjälpa dig på bästa sätt under pågående stödinsats. Exempelvis kanske du själv givit oss kallelse till möte med socialtjänsten eller beslut från myndigheter. Dessa scannas då in i vårt krypterade ärendehanteringssystem och sparas enbart så länge du önskar vår hjälp i ärendet. Informationen sorteras ut efter avslutad stödinsats, dock senast med ett årsintervall.

3.2.5 Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter delas inte utan din vetskap. De delas enbart i ett undantagsfall om organisationen får kännedom om att ett barn far illa och då gör en s k orosanmälan i enligt med socialtjänstlagen, kap 14.

3.2.6 Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas under tiden du är medlem hos oss och eller har pågående stödinsatser hos oss.

3.3.1 Kategori Samarbetspartner
Samarbetsparter räknar vi dig som arbetar vid myndighet eller förvaltning där vi samarbetar kring målgruppen. Dina uppgifter har kommit till oss antingen genom din tjänsteutövning eller genom att du själv önskat få utskick från organisationen.

3.3.2. Vilka personuppgifter behandlas när du är samarbetspartner?
Bufff har uppgift om ditt tjänsteställe, namn, adress, telefonnummer, e-postadress. Det är de uppgifter du eller din arbetsgivare uppgivit för oss eller de uppgifter du själv uppgivit i kontakter med oss.

3.3.3 Varför registrerar vi dina personuppgifter?
Bufff registrerar uppgifter för att kunna komma i kontakt med de myndighetspersoner/professionella som arbetar med vår målgrupp för att kunna informera om vår verksamhet och skicka ut aktuell information om aktiviteter eller dylikt.
Exempel, Bufff har en skyldighet gentemot Kriminalvården kring redovisning av statsbidrag att uppge enhet samt kontaktperson vid ansökan och redovisning, det är av den anledningen vi registrerar funktion och namn för tjänsterna Barnombud, Kriminalvårdsinspektör och KVC.

3.3.4 Vem delas personuppgifterna med?
Dina personuppgifter delas inte utan din vetskap. De delas enbart i ett undantagsfall om organisationen får kännedom om att ett barn far illa och då gör en s k orosanmälan i enligt med socialtjänstlagen, kap 14.

3.3.5 Hur länge sparas dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas under den tiden du samarbetar med Bufff och har kvar din funktion vid myndigheten eller har önskat få utskick av oss.

3.4.1 Kategori Gåvogivare
Till Gåvogivare räknas de företag, stiftelser, fonder som beviljat bidrag eller skänkt gåvor till Bufff.

3.4.2. Vilka personuppgifter behandlas när du är gåvogivare?
Bufff har uppgift om Företaget, Stiftelsen eller fonden och eventuell handläggare. Vi registrerar då dig utifrån din funktion med namn, adress, telefonnummer, e-postadress. Det är de uppgifter du eller din arbetsgivare uppgivit för oss eller de uppgifter du själv uppgivit i kontakter med oss.

3.4.3 Varför registrerar vi dina personuppgifter?
Bufff registrerar informationen från ansökan eller bidrag för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal och redovisa i enlighet med praxis, regler samt att informationen finns tillgänglig i enlighet med bokföringslagstiftningen.

3.4.4 Vem delas personuppgifterna med?
Uppgifterna kring bidrag och eventuell handläggare delas med revisorer.

3.4.5 Hur länge sparas dina personuppgifter?
Gåvogivarens personuppgifter sparas enkom i enlighet med bokföringslagen på de handlingar som krävs för densamma.

3.5.1 Kategori Gåvogivare, enskilda
Till Gåvogivare enskilda räknas de privatpersoner som skänkt bidrag via 90-konto eller swish och valt att redovisa uppgifterna öppet.

3.5.2. Vilka personuppgifter behandlas när du är gåvogivare, enskild?
Bufff registrerar inte dessa uppgifter men i enlighet med bokföringslagstiftningen förekommer att telefonnummer/kontonummer syns på transaktionerna. Dessa sparas då i enlighet med gällande lagstiftning i 8 år.

3.5.3 Varför registrerar vi dina personuppgifter?
Bufff registrerar inte dessa uppgifter men i enlighet med bokföringslagstiftningen förekommer att telefonnummer/kontonummer syns på transaktionerna. Dessa sparas då i enlighet med lagstiftning i 7 år.

3.5.3 Vem delas personuppgifterna med?
Uppgifterna kring enskilda gåvor delas med revisorer.

3.5.4 Hur länge sparas dina personuppgifter?
Gåvogivarens enskilda uppgifter sparas enkom i enlighet med bokföringslagen på de handlingar som krävs för densamma.

4. Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES

Dina personuppgifter behandlas enbart inom Sverige.

5. Dina rättigheter

5.1 När dina personuppgifter behandlas av Bufff har du följande rättigheter.
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och kan be oss om en kopia av dessa.
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Detta gör du enklast genom att e-posta oss på medlem@bufff.se eller genom att ta kontakt med den lokalförening som du har medlemskap i.

5.2 Kontaktuppgifter om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter
Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att skicka e-post till oss på medlem@bufff.se eller kontakta vår växel 08-50129310
Du kan också skicka ett brev till oss på Bufff Sverige, Prästgårdsgränd 2, 125 44 Älvjsö.

5.3 Rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten
Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du anmäla ditt missnöje till den tillsynsmyndighet som har ansvaret. När policyn skrivs är förslaget att det blir Dataskyddsmyndigheten.

6. Säkerhetsåtgärder

Bufff lagrar sin data på en krypterad server.
Bufffs system hanteras enbart av anställd personal och det krävs behörighet och inloggningsuppgifter för åtkomst. Vi kräver och kontrollerar även att våra samarbetspartners behandlar dina personuppgifter på ett säkert sätt och i enlighet med gällande lagstiftning.